Ficha de ingreso de personal [Descarga plantilla]

En las empresas, al momento de contratar personal nuevo, un documento importante que debe llenarse es la ficha de ingreso de personal. Este documento contiene datos personales del empleado, que serán de uso exclusivo de la compañía.

Estos datos servirán para formalizar la relación laboral entre la empresa y el empleado, pagar el salario a fin de mes, efectuar las comunicaciones que el empleador considere pertinentes, entre otros muchos usos.

En este artículo, te daremos a conocer la información que debe tener la ficha del empleado en las empresas, y te dejaremos un enlace para que puedas descargar una plantilla.

¿Qué es una ficha de ingreso de personal?

Una ficha de ingreso de personal es un documento de gestión interna que compila la información de los empleados que se incorporan a la empresa. De esta manera, el departamento de Recursos Humanos puede reunir esta información en una base de datos para poder consultarla en el futuro.

Por supuesto, esta información se actualiza periódicamente según vaya habiendo cambios en los datos de los trabajadores. Por ejemplo, si un empleado cambia de domicilio o estado civil, si tiene hijos o si logra un ascenso laboral en la empresa, esta información deberá actualizarse en la base de datos de empleados de la empresa.

Importancia de este documento para tener una base de datos organizada

Por más que este documento parezca sencillo de llevar, no se le debe restar importancia al llevarlo, ya que un dato mal ingresado puede llevar a cometer errores.

Por ejemplo, los datos contenidos en la ficha de ingreso de personal pueden usarse para dos permisos de acceso tanto a espacios físicos como virtuales, enviar comunicaciones dirigidas solo al personal de determinadas áreas o para rellenar todo tipo de documentación.

Relevancia de la ficha de ingreso de personal para el área de RR. HH.

El correcto llevado de la ficha de empleado en las empresas es de vital importancia para el área de Recursos Humanos, ya que estas en conjunto constituyen una base de datos confiable y de mucha utilidad para el departamento y la gestión documental de la compañía en líneas generales.

Por ejemplo, la información que se puede extraer de ellas, sirve para efectuar todo tipo de comunicación interna y avisos que se tenga que hacer desde la empresa. Incluso en casos de emergencia, estos datos son de mucha ayuda, ya que podremos llamar a la familia si hubiera algún accidente en el trabajo.

Además, será posible hacer seguimiento para tener todos los seguros y documentos en regla según el tipo de actividad que realiza el empleado.

Datos que debe contener una ficha de ingreso de personal

Una ficha de ingreso de personal, debe contener los datos personales del empleado. Por ejemplo.: sus nombres y apellidos, su número de documento de identidad, su número de teléfono, la dirección de su domicilio, su fecha de nacimiento, su estado civil, correo electrónico y el cargo que ocupa en la empresa y área en la que trabaja.

Adicionalmente, se agrega la información académica del empleado, donde se detallan los estudios que posee hasta la fecha. Ya sea educación secundaria, estudios universitarios, de posgrado, cursos libres, seminarios, entre otros.

Para este ámbito, se consideran tanto los programas de formación que hayan sido tomados por cuenta propia del empleado o los que hayan sido impartidos de manera obligatoria en la empresa durante el horario laboral.

Como es posible que el trabajador realice cursos, talleres o estudios de cualquier índole tras su incorporación a la empresa, estos datos se irán actualizando periódicamente.

De esta manera, al contar con un registro de los temas que domina cada empleado, es más fácil elegir las funciones que debe llevar cada uno. Y, al momento de crear nuevos puestos o ascender a alguien, esta información será de vital importancia. Por supuesto, esta documentación deberá ser certificada, por lo que normalmente se pide la presentación del documento original al momento del ingreso, acompañada de una copia, la cual quedará en el archivo de la empresa.

Otros datos y documentos importantes

Otro apartado muy importante es el del contacto de emergencia, ya que en el caso de algún accidente o problema de salud que suceda en el trabajo, se debe comunicar a un familiar o persona de confianza del empleado.

Del mismo modo, el empleado a ser contratado debe proporcionar la versión original del certificado de antecedentes penales y del certificado de antecedentes policiales. También son requeridas una copia del documento de identidad, una copia de la licencia de conducir (si la tuviera), una fotografía tamaño carnet con fondo blanco y un certificado de renta de 5ta categoría.

En el caso de ser casado, de deberá proporcionar la copia de partida del matrimonio civil. Por el contrario, si se trata de una pareja conviviente, bastará con una declaración jurada original de convivencia.

Empleos de riesgo o que requieren capacitación

Cuando se trata de empleos que implican ciertos riesgos por su naturaleza o que requieren cierta capacitación previa, la ficha de ingreso del personal suele tener un apartado de seguridad y salud en el trabajo. Además de los datos personales del empleado, esta ficha contiene las tallas de zapatos, pantalón y blusa o camisa del personal que requerirá el uso de equipamientos especiales.

Adicionalmente, este apartado contiene la constancia de que el empleado ha pasado por las inducciones necesarias para empezar a trabajar en el área que se le ha designado. Asimismo, la constancia de que el empleado ha recibido el Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo (RISST), constancia de haber recibido sus Equipos de Protección del Personal (EPP’s) correspondientes o de haberlos renovado.

Finalmente, al recibir capacitaciones específicas como primeros auxilios, ergonomía, trabajo en altura, entre otras, éstas también quedarán registradas en el la ficha de ingreso del personal. Estas constancias, además, deben venir acompañadas por la firma y sello del capacitador.

A continuación, te dejamos una plantilla descargable para que puedas revisar a detalle la información que debe contener una ficha de empleado en las empresas.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Por ahora, te recomendamos que conozcas más sobre la base de datos de empleados digital que tiene el software de Sesame HR.

 

En la empresas, al momento de contratarpersonal nuevo, un documento importante que debe llenarse es la ficha de ingreso de personal. Este documento contiene datos personales del empleado, que serán de uso exclusivo de la compañía.

Estos datos servirán para formalizar la relación laboral entre la empresa y el empleado, pagar el salario a fin de mes, efectuar las comunicaciones que el empleador considere pertinentes, entre otros muchos usos.

En este artículo, te daremos a conocer la información que debe tener la ficha del empleado en las empresas, y te dejaremos un enlace para que puedas descargar una plantilla.

¿Qué es una ficha de ingreso de personal?

Una ficha de ingreso de personal es un documento de gestión interna que compila la información de los empleados que se incorporan a la empresa. De esta manera, el departamento de Recursos Humanos puede reunir esta información en una base de datos para poder consultarla en el futuro.

Por supuesto, esta información se actualiza periódicamente según vaya habiendo cambios en los datos de los trabajadores. Por ejemplo, si un empleado cambia de domicilio o estado civil, si tiene hijos o si logra un ascenso laboral en la empresa, esta información deberá actualizarse en la base de datos de empleados de la empresa.

Importancia de este documento para tener una base de datos organizada

Por más que este documento parezca sencillo de llevar, no se le debe restar importancia al llevarlo, ya que un dato mal ingresado puede llevar a cometer errores.

Por ejemplo, los datos contenidos en la ficha de ingreso de personal pueden usarse para dos permisos de acceso tanto a espacios físicos como virtuales, enviar comunicaciones dirigidas solo al personal de determinadas áreas o para rellenar todo tipo de documentación.

Relevancia de la ficha de ingreso de personal para el área de RR. HH.

El correcto llevado de la ficha de empleado en las empresas es de vital importancia para el área de Recursos Humanos, ya que estas en conjunto constituyen una base de datos confiable y de mucha utilidad para el departamento y la gestión documental de la compañía en líneas generales.

Por ejemplo, la información que se puede extraer de ellas, sirve para efectuar todo tipo de comunicación interna y avisos que se tenga que hacer desde la empresa. Incluso en casos de emergencia, estos datos son de mucha ayuda, ya que podremos llamar a la familia si hubiera algún accidente en el trabajo.

Además, será posible hacer seguimiento para tener todos los seguros y documentos en regla según el tipo de actividad que realiza el empleado.

Datos que debe contener una ficha de ingreso de personal

Una ficha de ingreso de personal, debe contener los datos personales del empleado. Por ejemplo.: sus nombres y apellidos, su número de documento de identidad, su número de teléfono, la dirección de su domicilio, su fecha de nacimiento, su estado civil, correo electrónico y el cargo que ocupa en la empresa y área en la que trabaja.

Adicionalmente, se agrega la información académica del empleado, donde se detallan los estudios que posee hasta la fecha. Ya sea educación secundaria, estudios universitarios, de posgrado, cursos libres, seminarios, entre otros.

Para este ámbito, se consideran tanto los programas de formación que hayan sido tomados por cuenta propia del empleado o los que hayan sido impartidos de manera obligatoria en la empresa durante el horario laboral.

Como es posible que el trabajador realice cursos, talleres o estudios de cualquier índole tras su incorporación a la empresa, estos datos se irán actualizando periódicamente.

De esta manera, al contar con un registro de los temas que domina cada empleado, es más fácil elegir las funciones que debe llevar cada uno. Y, al momento de crear nuevos puestos o ascender a alguien, esta información será de vital importancia. Por supuesto, esta documentación deberá ser certificada, por lo que normalmente se pide la presentación del documento original al momento del ingreso, acompañada de una copia, la cual quedará en el archivo de la empresa.

Otros datos y documentos importantes

Otro apartado muy importante es el del contacto de emergencia, ya que en el caso de algún accidente o problema de salud que suceda en el trabajo, se debe comunicar a un familiar o persona de confianza del empleado.

Del mismo modo, el empleado a ser contratado debe proporcionar la versión original del certificado de antecedentes penales y del certificado de antecedentes policiales. También son requeridas una copia del documento de identidad, una copia de la licencia de conducir (si la tuviera), una fotografía tamaño carnet con fondo blanco y un certificado de renta de 5ta categoría.

En el caso de ser casado, de deberá proporcionar la copia de partida del matrimonio civil. Por el contrario, si se trata de una pareja conviviente, bastará con una declaración jurada original de convivencia.

Empleos de riesgo o que requieren capacitación

Cuando se trata de empleos que implican ciertos riesgos por su naturaleza o que requieren cierta capacitación previa, la ficha de ingreso del personal suele tener un apartado de seguridad y salud en el trabajo. Además de los datos personales del empleado, esta ficha contiene las tallas de zapatos, pantalón y blusa o camisa del personal que requerirá el uso de equipamientos especiales.

Adicionalmente, este apartado contiene la constancia de que el empleado ha pasado por las inducciones necesarias para empezar a trabajar en el área que se le ha designado. Asimismo, la constancia de que el empleado ha recibido el Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo (RISST), constancia de haber recibido sus Equipos de Protección del Personal (EPP’s) correspondientes o de haberlos renovado.

Finalmente, al recibir capacitaciones específicas como primeros auxilios, ergonomía, trabajo en altura, entre otras, éstas también quedarán registradas en el la ficha de ingreso del personal. Estas constancias, además, deben venir acompañadas por la firma y sello del capacitador.

A continuación, te dejamos una plantilla descargable para que puedas revisar a detalle la información que debe contener una ficha de empleado en las empresas.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Por ahora, te recomendamos que conozcas más sobre la base de datos de empleados digital que tiene el software de Sesame HR.