Viáticos en la empresa: cómo llevar un control eficaz

¿Sabías que la evaluación del flujo de gastos representa un elemento vital para cualquier empresa? Pues sí, una de las tareas más importante dentro de la gestión administrativa es el control de viáticos.

Esta tarea tiene como función obtener una visión general de lo que sucede con el dinero de la empresa. Partiendo de una dinámica de transparencia y el cumplimiento de procedimientos.

Sin embargo, hay casos donde estos principios no se toman en cuenta. Tal como sucedió en una institución pública, donde uno de los funcionarios fue suspendido.

Pero, ¿cuál fue el motivo de esta suspensión?

Presentar boletas de consumos falsos, para justificar sus viáticos en una comisión de servicios asignada.

Debido a esta situación, te mostraremos las piezas claves para llevar un control de viáticos seguro y eficiente. ¡Empecemos!

¿Qué son viáticos? 

Los viáticos son una asignación de dinero que se le otorga al trabajador para cubrir gastos por alimentación, movilidad y hospedaje. Esto al desplazarse fuera de su lugar de residencia habitual por motivos laborales.

Por ejemplo, una empresa puede enviar personal a distintas partes del país a realizar visitas de clientes potenciales. Entonces se les entrega a los colaboradores una condición de trabajo que son los viáticos.

Al tratarse de una condición de trabajo, este se considera un elemento necesario que se le otorga al trabajador para que cumpla con sus funciones.

¿Cuáles son los gastos por viáticos? 

La Ley del Impuesto a la Renta establece que los gastos por conceptos de viáticos son los siguientes:

• Hospedaje: es el lugar donde el trabajador se aloja de forma temporal por una asignación o viaje de trabajo.

• Alimentación: comprende la acción de proporcionar comidas al trabajador durante su traslado.

• Movilidad: es el uso de medios de transporte regulares para el traslado del trabajador durante su asignación laboral o viaje.

¿Qué disposiciones legales tienen los viáticos? 

Según el Artículo 37 inciso R de la Ley de Impuesto a la Renta, los gastos por concepto de alojamiento, alimentación y movilidad:

“No podrán exceder el doble del monto que otorga el gobierno central a sus funcionarios de mayor jerarquía”

Artículo 37 – Ley de Impuesto a la Renta

Es decir, que el límite diario por este concepto para viajes al interior del país es de S/640. Considerando los S/320 por día que se les otorga a jefes, directores del sector público.   

Además, el artículo 21 del Reglamento de la Ley del impuesto a la renta, establece que los gastos por concepto de viáticos al interior del país.

Todo esto sustentado con comprobantes de pago emitidos a nombre de la empresa y que cumplan con los requisitos determinados.

¿En qué consiste la rendición de cuentas?

Se refiere a la sustentación documentada de los gastos incurridos en alimentación, hospedaje y movilidad. En este caso a través de comprobantes de pago y documentos que acrediten la asignación laboral.

El término comprobante de pago, describe una boleta de venta o factura o recibo que acredita el gasto incurrido. Los cuales deben ser emitidos e impresos conforme al Reglamento de Comprobantes de Pago.

Por otro lado, los documentos que acrediten la asignación laboral van a depender de la situación y los criterios de cada empresa. Sin embargo, es regular presentar:

• Correos electrónicos, donde se describa la asignación laboral.

• Formato de solicitud de viáticos designado por la organización.  

• Cartas de invitación de proveedores.

• Constancias de inscripción para eventos o acciones de formación.

• Solicitudes de reunión con otras empresas o instituciones.

• Declaración jurada de gastos por conceptos de viáticos.

• Informe de actividades realizadas y resultados.

¿Cómo llevar un control efectivo de los viáticos?

En este punto vamos a considerar qué acciones tomar para llevar una gestión y control efectivo de los viáticos:

Manejar procedimientos para la gestión de recursos

Toda empresa que busca optimizar y llevar un control efectivo de sus recursos, debe definir procedimientos administrativos internos. 

Esto con la finalidad de establecer las disposiciones de solicitud, asignación, y rendición de cuentas por concepto de viáticos.

En otras palabras, se define el paso a paso para controlar los gastos en función de las políticas y criterios de empresa.

Comprobar los gastos incurridos

Para esta etapa se debe verificar, si el colaborador presentó conforme al procedimiento la rendición de cuentas por conceptode viáticos.

Después de recibir los documentos, hay que analizar la validez de cada comprobante de pago, tipo de gasto, fecha, lugar, e importe. 

Es decir, revisar de forma precisa los montos entregados y los gastos reales incurridos. Esta tarea requiere mucha atención y detalle por parte del equipo de recursos humanos.  

Definir presupuestos para viajes de trabajo o asignaciones

Cada organización en función de sus necesidades y estrategias debe definir montos referenciales para la gestión de viajes. De esta manera, se tendrá una línea de acción para evaluar los gastos.

Por lo tanto, construir presupuestos realistas para la gestión de viajes va a permitir medir y controlar los gastos por alimentación, movilidad y hospedaje.  

En este caso se busca precisar con qué recursos económicos se cuenta y cómo van a ser distribuidos de forma oportuna.

Implementar herramientas tecnológicas

Utilizar herramientas tecnológicas en el control de viáticos va a permitir optimizar el tiempo de revisión de documentos.

Además de centralizar la información va a proporcionar una perspectiva completa. Donde se incluye el presupuesto disponible, costos y la documentación pertinente.

Es decir, reducir las tareas repetitivas y concentrarnos en tomar decisiones que ayuden a equilibrar los gastos de la empresa.

¡Llevar este proceso a la mejora continua y aumentar la eficiencia administrativa en la empresa!

Ahora que conoces un poco más sobre las piezas claves en el control de viáticos.

Te invitamos a revisar todo el contenido que tiene Sesame HR para llevar una gestión eficaz del recurso más importante para una organización, el talento humano.

¿Quieres conocer SesameHR?

Regístrate en menos de 5 minutos y descubre cómo puedes digitalizar la gestión de empleados con SesameHR y optimizar tu día a día.

¡Crea tu cuenta!