Turnos en la empresa: cómo gestionarlos con un software

En las empresas de servicios o producción el trabajo por turnos representa una forma de adaptarse a las exigencias del mercado. Lo cual permite equilibrar la distribución del tiempo laboral con las metas del negocio.

De hecho, hoy en día las relaciones laborales se orientan a los resultados. Tomando la división del periodo de trabajo como un instrumento de impulso para la productividad.

Bajo esta nueva realidad, la tecnología se convierte en pieza clave para una gestión de turnos práctica y eficaz. 

Por ello, te vamos a mostrar cómo organizar los turnos de trabajo de forma sencilla a través de un software ¿Estás listo?, empecemos.

Por qué es importante el control de turnos

El trabajo por turnos permite a las empresas mantener su producción o calidad de servicio de forma continua. Considerando los objetivos del negocio y las necesidades de los colaboradores.

Para ello, es necesario llevar un control efectivo de los horarios de los empleados. Ya que de esta manera es posible impulsar y sostener 3 aspectos esenciales:

• La seguridad y salud de los colaboradores.
• Los índices de productividad y competitividad de la empresa.
• El equilibrio entre el tiempo laboral y la vida privada del equipo de trabajo.

Es decir, que una gestión de turnos oportuna promueve el desarrollo de la organización.

Además de facilitar un ambiente laboral flexible y seguro para todos los colaboradores.

Turnos en las empresas: principales problemas en su gestión

Al momento de asignar la distribución del tiempo laboral por turnos a los colaboradores. Es necesario tomar en cuenta ciertos problemas que se pueden presentar:

Falta de información para definir los turnos de trabajo

Para una adecuada gestión de turnos es clave tener a la mano toda la información que permita equilibrar el tiempo productivo efectivo. Por ejemplo:

• Personal disponible.
• Perfil del puesto de trabajo
• Horarios y descansos.
• Tipo de actividades a realizar.
• Jornadas de trabajo según disposiciones de ley.

En el Perú, la ley N° 27671 y su reglamento establece como criterio la siguiente disposición:

“La jornada ordinaria de trabajo es de 8 horas diarias y cuarenta 48 horas semanales como máximo”

Ley Nº 27471

Escasez de recursos y herramientas   

En general, las empresas que llevan a cabo sus actividades por turnos de trabajo, tienen una gran cantidad de colaboradores.

Por ello, la distribución de las horas de trabajo se convierte en todo un desafío si no se cuenta con los recursos y herramientas adecuadas. Lo cual puede traer como consecuencia como:

• Una programación limitada de los horarios.
• Solape de turnos entre los colaboradores.
• Bajas en los ciclos productivos por inasistencias laborales.
• Errores en el cálculo de horas efectivas y horas extras.

Poca flexibilidad ante los imprevistos

Como sabemos, la organización por turnos de trabajo está llena de imprevistos. La falta de personal o cambios en las actividades son factores a considerar en la programación.

Esto con la intención de tomar medidas que permitan dar una respuesta oportuna ante ciertas situaciones. Que puedan afectar a los colaboradores o su desempeño.

Una buena gestión de turnos incluye la evaluación de varios escenarios y factores conforme el entorno laboral. 

Cómo gestionar turnos con Sesame HR

Sesame HR es un software multifuncional que te permitirá llevar una configuración de turnos de manera sencilla y en tiempo real.

Esto es posible a través de la coordinación digital de 2 elementos claves:

Control de turnos de trabajo y cuadrantes

Con base a las necesidades de la empresa y recursos, el software brinda la opción de asignar diferentes turnos.

En este caso se toman en cuenta los horarios y el personal disponible para la distribución automática.

Una vez hecha esta configuración, Sesame HR permite crear cuadrantes de trabajo.

En los cuales se puedan visualizar y verificar en tiempo real los turnos de trabajo de todos los colaboradores.

Por otro lado, permite designar qué personal actuará como gestor de turnos. Por medio de un ambiente digital y de forma práctica. 

Gestión efectiva de cambios

Las operaciones de cualquier tipo de empresa siempre están sujetas a cambios o contratiempos ¡Estamos en constante movimiento y transformación!

Por ello, Sesame HR, permite gestionar estos cambios de manera oportuna. Considerando las siguientes alternativas:

• Determinar el número de colaboradores que se requiere por turno de trabajo.
•  Comprobar la disponibilidad de personal en tiempo real. Tomando en cuenta las ausencias y vacaciones ya asignadas.
•  Crear la cantidad de cuadrantes de trabajo que sean necesarios, según las necesidades operativas.

Beneficios de usar el software

Una gestión de turnos digital, permite llevar un mayor control del funcionamiento operativo.

De hecho, se consideran las horas efectivas de trabajo, su distribución y el personal asignado.

Todo ello de manera automática y en tiempo real, lo cual implica múltiples beneficios, por ejemplo:

Mayores índices de productividad

Una gestión de turnos digital promueve el buen funcionamiento de las operaciones.

Lo cual se traduce en mayores índices de productividad y eficiencia. Ya que se toman en cuenta los cambios que puedan surgir en tiempo real.

Además de mejorar los canales de comunicación entre el personal encargado de asignar los turnos y el resto de colaboradores.

Mejores procesos del talento humano

Para la asignación y distribución de turnos de trabajo se requiere gran cantidad de información y tiempo de evaluación.

Sin embargo, al utilizar un software para realizar esta tarea se reducen los tiempos de acción y se centraliza la información.

Lo cual permite mejorar los procesos relacionados con el talento humano. Por ejemplo: 

• Cuadrantes de trabajo.
• Vacaciones.
• Descansos.
• Bajas laborales.
• Cantidad de horas de trabajo y horas extras.

Toma de medidas de manera oportuna 

Llevar una planificación de turnos de trabajo de forma digital, permite una toma de medidas más efectiva ante los cambios.

De hecho, con un software de Recursos Humanos como Sesame HR tendrás toda la información centralizada y en tiempo real.

Para una distribución del tiempo operativo efectiva. De tal manera que no se vean afectados ni los colaboradores ni el desarrollo de las actividades.

Entonces, ¿quieres llevar una gestión de turnos práctica, digital y eficaz en la empresa? No dejes de ver todas las funciones de Sesame HR.

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