Tendencias: Softwares para la gestión documental de las compañías

La gestión documental es uno de los procesos que más ha evolucionado en las empresas. Sea por razones económicas, de cuidado del medio ambiente o simplemente por adaptar la digitalización, hoy en día, se utilizan muchísimo menos archivos físicos. Solemos hacer uso de nubes de información y por eso, el uso de un gestor documental digital es una gran ventaja para ordenar los documentos de una empresa.

Aquí te vamos a contar qué son los softwares de gestión documental, sus capacidades, beneficios y características.

¿Qué es un software de gestión documental­­?

Es un programa informático creado especialmente para empresas que quieren transformarse digitalmente y que tienen como objetivo crecer y liderar en su nicho de mercado. Pueden gestionar eficientemente grandes cantidades de documentos, rastrear, almacenar, archivar y organizar documentos electrónicos así como imágenes de documentos en papel.

Un buen software de gestión documental es adecuado para la organización clara de los contenidos de dichos documentos, al contrario de lo que suele suceder con información almacenada en una base de datos.
Está relacionado con la gestión de recursos digitales, la digitalización de documentos, la gestión de flujos de trabajo y la administración de data.

Un buen software de gestión documental tiene la capacidad de mantener un registro de las distintas versiones y modificaciones de los documentos que vayan llevando a cabo los usuarios.
La combinación de bibliotecas de documentos con índices ordenados en una base de datos, permite el acceso rápido a la información contenida en los documentos, mediante diversos métodos. Estos documentos se encuentran mayormente comprimidos y además de texto pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia como imágenes o vídeos.
Un buen software de gestión documental siempre te proporcionará medios de almacenamiento, niveles de seguridad y acceso, así como capacidades de recuperación e indexación.

Beneficios de contar con un software de gestión documental en la empresa.

• Organización y más control.
  Este tipo de softwares facilitan más control sobre la gestión documental, al distribuir el flujo de procesos, cada archivo posee un identificador único. Así sabemos su ubicación, tipo, momento de llegada, responsable, proyección de salida, archivos adjuntos e incluso variables de tamaño, color o rasgos especiales.
• Rentabilidad por el menor coste.
  Reducción de costos en personal, nuestro software de gestión documental SESAME HR puede hacer identificación, remisión, almacenamiento y verificación de forma más eficiente que una persona, y por un único pago de instalación.
  Permite que el personal contratado en labores de secretariado, dedique más tiempo a la atención personalizada del usuario, generando un mayor valor agregado a tu servicio o producto.
• Más velocidad para más eficiencia.
  Aumentar la productividad en la empresa es vital. Con SESAME HR software de gestión documental, puedes, por ser una herramienta digital, funciona a la velocidad de intranet, lo que se traduce en procesos de transmisión de archivos de menos de un segundo. Integrando otras características podríamos responder a los usuarios en tiempo real.
• Trazabilidad que se traduce en seguridad.
  Mayor confianza en la gestión de documentos y de los procesos al interior de la empresa, incluyendo el clima laboral. Nos da la seguridad de que los procesos se cumplen según los parámetros indicados, permitiendo verificar en qué etapa se encuentra un documento, en qué área, para qué proceso y quién esta a cargo.
• Accesibilidad.
  Acceso a la información a cualquier hora y desde cualquier lugar con conexión a Internet. Una de las opciones más solicitadas por nuestros clientes empresariales.
  Asignar accesos por jerarquías, desde un smartphone, tablet o laptop, es sencillo haciendo seguro el proceso de visualización o administración.
• Interacción: más dinámico.
  Te facilita flexibilidad al abordar la carga laboral. La contratación para proyectos específicos al interior de la empresa, también el outsourcing por ejemplo en contabilidad, crear un usuario a la empresa encargada de la contabilidad y vincularla a documentos como facturas o recibidos.
  

Características del Software de Gestión documental

1. Gestión documental desde la nube:
   La tendencia que va en aumento, acceder desde algún punto conectado a internet.
2. Organización Inteligente:
   La cantidad y la complejidad de los documentos ya no será un problema, indexación amigable.
3. Una interfaz llamativa e intuitiva para el usuario:
   un diseño atractivo, minimalista y fácil de usar. Cero capacitación para uso interactivo e intuitivo.
4. Manejo de versiones:
   Tener a la mano versiones de documentos, es crucial. Te permitirá retroceder a través del historial.
5. Permisos por jerarquías:
   Personal nuevo de outosurcing, teletrabajadores, administración, todos no accesan a lo mismo.

Todas estas ventajas y más características las encuentras con el gestor documental de Sesame HR. Además, podrás tener una prueba gratuita durante 14 días. Recuerda: Toda empresa es valiosa por los documentos que gestiona. El acceso controlado a ellos define el crecimiento de tu organización.

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