Software de onboarding: definición e importancia en las empresas

Al incorporarse a una nueva organización, es importante hacer que los empleados se integren de forma orgánica a la nueva empresa. Esto suele conocerse como onboarding o proceso de inducción, donde los nuevos trabajadores se llevarán la primera impresión de la organización. Aquí te contaremos todo lo relacionado sobre un software de onboarding.

¿En qué consiste este tipo de programa? ¿Cómo puede ayudar a la gestión de talento humano? Te damos todos los detalles, a continuación.

¿Qué es el onboarding?

El área de Recursos Humanos es la encargada planificar y ejecutar este proceso que se lleva a cabo cuando uno o más empleados se integran formalmente a una empresa.

Así, el objetivo es crear un clima laboral ameno desde el primer día. Para lograr esto, hace falta una planificación minuciosa, elaborar un plan de comunicación hacia los nuevos talentos incorporados, así como brindarles las herramientas físicas y tecnológicas necesarias para que puedan desempeñar sus labores.

Como valor añadido, se debe considerar hacer que este proceso se sienta lo más personalizado posible, transmitiéndoles lo importantes que son para la organización.

Asimismo, es importante tener en consideración la perspectiva del empleado, conocer sus necesidades, sus aspiraciones y sus opiniones. Todo esto ayudará a que el personal reclutado se sienta a gusto en la empresa desde el primer día.

Importancia de contar con un software de onboarding

Realizar un onboarding exitoso puede traer consigo numeroso beneficios para la empresa. Por lo tanto, no se le debe restar importancia a este proceso.

Si se ejecuta de manera correcta, los nuevos empleados se integrarán mejor a su equipo de trabajo, aumentará su confianza y desarrollarán un sentido de pertenencia desde el primer día.

Del mismo modo, las preguntas y confusiones que siempre surgen al llegar a una oficina nueva, se reducen considerablemente, lo cual ayuda a prevenir los malos entendidos.

Además, un buen proceso de onboarding ayuda a que los empleados comprendan los valores que forman parte de la cultura corporativa de la organización.

Esto puede llevar a generar comentarios positivos fuera de la empresa, que a su vez resulten en mayor atracción de talento. Con esto, es posible proyectarse a conseguir a los mejores profesionales en cada área de la empresa y a tener una menor rotación de personal.

Visto así, el onboarding puede ser el inicio de una larga y fructífera relación profesional entre la empresa y el nuevo empleado.

Continuar con el employee branding tras la incorporación de personal

Una vez hecho el onboarding, no se debe dejar al empleado de lado. Todo lo contrario: si con un proceso de inducción exitoso hemos logrado que los nuevos empleados internalicen la imagen y la cultura corporativa de la empresa, éstos serán capaces de proyectar dichos valores a clientes, proveedores o inversores.

Este concepto se conoce como ‘employee branding’ y muchas grandes corporaciones, vienen empleándolo desde hace varios años. Esta estrategia corporativa tiene como finalidad convertir a los empleados en embajadores de marca. Así, éstos se vuelven un recurso clave para la construcción de la marca corporativa de la empresa.

Importancia de una buena comunicación interna

El onboarding suele constar de una parte administrativa y otra formativa. La parte administrativa se encarga de que toda la documentación legal correspondiente esté preparada y firmada por ambas partes antes de la incorporación formal del nuevo empleado.

Por su lado, la parte formativa conlleva los aspectos en los que el nuevo trabajador debe informarse para empezar a desempeñar sus labores en la compañía.

En ambos casos, es importante que la información que se hace llegar a las nuevas incorporaciones sea lo más clara y precisa posible. Esto evitará malentendidos, errores, retrasos y, sobre todo, ayudará a que el empleado se lleve la mejor imagen posible de la empresa a la que acaba de llegar.

Beneficios de utilizar un software de onboarding

Para optimizar los procesos de onboarding, muchas empresas suelen recurrir al uso de software especializado para tener un mayor control sobre esta etapa. Sesame HR, por ejemplo, cuenta con un plan de acogida para los nuevos trabajadores que se puede personalizar desde el inicio, creando listas de tareas específicas para cada incorporación.

Esto permite que cada empleado que es dado de alta tenga un recibimiento personalizado y conozca las funciones que debe realizar según su puesto de trabajo.

Del mismo modo, este software permite automatizar las diferentes etapas del proceso de inducción y guardar los onboardings de cada empleado. Así, es posible consultarlos en el futuro si fuera necesario. Así, se ahorra tiempo y recursos, con lo que es posible prestar atención al contacto humano con las nuevas incorporaciones.

Este plan de acogida está centralizado y se puede organizar a medida. Por ejemplo, para hacer que todos los trabajadores responsables que vayan a estar en contacto con los nuevos empleados puedan estar al tanto del onboarding.

De esta manera, podrán separar un hueco en su agenda para dar la bienvenida de manera oportuna a sus nuevos compañeros.

Ventajas de digitalizar el onboarding para el área de Recursos Humanos

Contratar nuevo personal siempre conlleva una gran carga laboral para el departamento de Recursos Humanos, que además tiene que encargarse de velar por el bienestar de los actuales empleados de la empresa.

Por tanto, contar con una herramienta digital que permita ahorrar tiempo y dinero, además de facilitar el proceso de inducción, resulta una gran ventaja para el departamento.

El software de Sesame HR, por ejemplo, permite agregar comentarios sobre el proceso de inducción, lo cual facilita la coordinación y comunicación de las personas implicadas y del departamento de Recursos Humanos.

Además, esta herramienta permite tener una vista global donde se puede supervisar todo el proceso de onboarding:

• Cantidad de onboarding en marcha.
• Fecha de incorporación.
• Estado del proceso y los comentarios al respecto.

En fin, un herramienta súper potente para gestionar todo el onboarding de manera digital.

¿Por qué la gente debería invertir en estos procesos?

Como ya hemos visto, es importante cuidar el proceso de onboarding tanto como el bienestar general de los empleados que ya trabajan en la empresa. En ese sentido, puede ser muy beneficioso para una empresa invertir en un software versátil y de gran utilidad que permite cuidar la experiencia del empleado desde el inicio de su proceso de incorporación.

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