7 beneficios de contar con un gestor documental en la empresa

En las empresas se generan cada día documentos de todo tipo. Estos contienen información vital para su funcionamiento. Y, en empresas medianas y grandes el volumen de documentos puede llegar a ser abrumador. Mucho más si no se cuenta con un sistema o gestor documental adecuado para gestionarlos.

Es importante mencionar, también, que el volumen de la información crece año a año. Por eso, llevar los documentos de una empresa de manera desordenada puede ser fatal, mucho más si se requiere acceder a estos archivos a futuro.

Es aquí donde entra a tallar la importancia del uso de un sistema de gestión documental en las empresas.

Pero, ¿qué es un gestor documental?

Un sistema de gestión documental es un conjunto de normas, técnicas, prácticas y herramientas tecnológicas que se utilizan para administrar y almacenar la información de una compañía.

Entonces, el objetivo principal de un gestor documental es facilitar la carga, el ordenamiento y el acceso a documentos de todo tipo. Ya sean reportes de rendimiento, análisis, métricas u otros indicadores, salvaguardar esta información es importante para la mejoría de la empresa.

¿Qué beneficios trae un gestor documental a una compañía?

Utilizar un sistema de gestión documental que se ajuste a las necesidades de nuestra empresa puede ser beneficioso de muchas maneras. Aquí mencionamos algunos beneficios:

1. Seguridad

Esta es, quizás, la principal razón por la que una empresa debería confiar en un gestor documental para administrar sus documentos. De esta manera, se minimiza el riesgo de pérdida de archivos importantes. Esto, mediante la creación de copias de seguridad.

Así, se garantiza la permanencia de los documentos en propiedad de la empresa a lo largo del tiempo

2. Acceso centralizado

Al alojar todos los documentos en un solo lugar, un gestor documental permite acceder de manera sencilla a la información. Sobre todo al personal que tenga los accesos correspondientes.

Lo mejor de todo es la posibilidad de acceder a esta información de manera remota, eliminando así la necesidad de estar presente en la oficina para consultar algún archivo.

3. Control exhaustivo

Además de permitir el acceso a los documentos de manera sencilla, es importante controlar quién accede a ellos. Un sistema de gestión documental debe permitir asignar controles específicos para que solo el personal adecuado pueda hacerlo.

Inclusive, se puede asignar por cuánto tiempo estará disponible el permiso.

4. Reducción de documentos duplicados

Al contar con un sistema centralizado de almacenamiento, se verán reducidas las incidencias de documentos duplicados. Esto impacta en la reducción y optimización del espacio de almacenamiento.  

Además, se evitan confusiones, ya que la información que necesite modificarse no tendrá diferentes versiones en localizaciones distintas.

5. Almacenamiento de diferentes versiones

Algo bastante útil es la posibilidad de guardar las diferentes versiones que existen de un mismo documento a lo largo del tiempo. En consecuencia, si se necesitara revisar algún cambio o volver a una versión anterior, esto se puede realizar de manera sencilla.

6. Automatización de tareas

Al contar con un gestor documental digital, se permite que todos los documentos se encuentren interconectados. Y es posible automatizar la ejecución de ciertas tareas.

Entonces, ya no es necesario que un trabajador realice estas labores administrativas de forma manual. Esto agiliza mucho las actividades de la empresa, permitiéndole a la vez ahorrar tiempo y dinero.

7. Indexación de metadatos

Este es un tema más técnico, pero igual de importante. Al indexar los metadatos de los documentos almacenados, facilitas la recuperación de esa información en caso de una posible pérdida.

¿Qué es la firma digital en un gestor documental digital?

La firma digital es una alternativa a la firma manual, cuyo uso se ha popularizado a partir de la pandemia. La necesidad de firmar documentos de manera segura sin desplazarse a un lugar físico para hacerlo, ha hecho que esta alternativa sea de mayor uso hoy en día.

Y, gracias a la demanda existente, las empresas de tecnología que ofrecen estos servicios han mejorado sus medidas de seguridad. De esta manera, las personas pueden firmar documentos electrónicos con total confianza.

Además, sin importar el medio por el que se envíe y comparte la información, los documentos firmados de forma digital se mantienen intactos, aunque se transfieran por internet.

¿Cómo mejora la firma digital el área de Recursos Humanos?

El área de Recursos Humanos administra un amplio volumen de información, pues centraliza los datos relevantes de todo el personal de la empresa. Mientras más grande sea esta, mayor será el flujo de datos. Entonces, una buena gestión documental en esta área es imprescindible.

Al ser los responsables de formalizar las nuevas contrataciones de personal, realizar los pagos de planilla a tiempo, otorgar vacaciones, permisos y licencias a los trabajadores, la firma de documentos es una necesidad diaria en la mayoría de empresa.

Por lo anterior, tener a disposición un sistema de gestión documental digital, que permita a los empleados firmar documentos de manera digital, agiliza muchos procesos en esta área.

Importancia de la seguridad en la nube y los accesos del personal

Al tener información sensible alojada en la nube, es clave para una empresa contar con la garantía de que sus archivos están bien protegidos.

Un sistema de gestión documental congrega datos de clientes, empleados y datos comerciales que no deben filtrarse fuera de la compañía.

Por lo anterior, es importante cuidar quiénes dentro de la empresa tienen acceso a cierto tipo de información. De esta manera, un gestor documental debe permitir asignar roles de administración, edición o visualización a diferentes empleados.

También, debe permitir otorgar estos permisos por tiempo limitado, si fuera necesario.

SESAME HR es un gestor documental a la medida

Sesame HR ofrece un sistema de gestión documental especializado para organizar, de forma segura, los documentos de la empresa.

Cuenta con un área denominada “el Portal del Empleado”, donde se hace muy sencilla la gestión documental de los trabajadores. Aquí se pueden guardar justificantes de trabajo, como documentos de bajas laborales, certificados médicos u otros.

En el caso de los documentos laborales como los contratos y la documentación personal de cada empleado, estos se almacenan en el programa de gestión de archivos.

Por su parte, las nóminas se envían de forma automática a la carpeta de cada empleado al ser cargadas. También, los tickets y las notas de gastos de viajes o comidas. Y otros recibos y facturas de la actividad de los empleados, también pueden cargarse en su propio apartado.

Incluso, ofrece la posibilidad de realizar firmas electrónicas simples en los documentos que lo requieran. Ya sea al momento de subir un documento o directo en los documentos que ya están cargados en el sistema. De esta manera, es posible ahorrar tiempo y dinero con el gestor documental de Sesame HR.

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