Gestión de turnos de trabajo: ¿Qué tipos hay?

Cuando una empresa es pequeña y se maneja un solo turno de trabajo, este tema puede no ser de los más sonados. Sin embargo, mientras más grande es una empresa, la gestión de turnos de trabajo puede resultar de mucha ayuda. Sobre todo, cuando se manejan horarios de mañana, tarde y noche u horarios rotativos entre el personal. Para ello, el nivel de automatización y el registro digital que ofrece un software de gestión de turnos de trabajo es altamente eficaz. Esta herramienta permite administrar de manera ordenada los cuadrantes de horarios de trabajo de los empleados de una empresa. Esta forma de sistematizar los turnos de trabajo resulta ideal para tener un mayor control de las operaciones de la compañía.

En empresas pequeñas, suele ser común, hasta ahora, gestionar los turnos de trabajo manualmente en una hoja de cálculo de Excel. Esta herramienta ha sido altamente utilizada en empresas de todo nivel en los últimos años. Sin embargo, con el desarrollo tecnológico de las últimas décadas, los gestores de turnos de trabajo son cada vez más usados. Sus ventajas comparativas frente a una herramienta manual de gestión de turnos de trabajo son muchas. Aquí veremos algunas de ellas.

Relevancia de la digitalización

Los gestores de turnos de trabajo digitales permiten tener una administración en tiempo real de la disponibilidad de la planilla. Así, se pueden registrar las actividades individuales de cada empleado. Desde sus horas trabajadas y las horas extras, hasta las tardanzas y días de permiso o licencia. Esto permite un cálculo exacto y previene fallos o errores al momento de hacer los pagos al personal, siendo esta una de sus principales ventajas.

Otra ventaja de usar un gestor de turnos de trabajo es que mostrará automáticamente cualquier error en la programación. Ya sean turnos que se sobreponen o turnos que ya han sido asignados a otros trabajadores anteriormente, es casi imposible no detectar estas fallas humanas.

Distribución de los turnos de trabajo en las empresas

La distribución de los turnos de trabajo en las empresas se hace más retadora mientras más grande sea ésta. Otro factor que hace más complejo este proceso son los horarios rotativos y la ampliación de más de un turno en el transcurso del día. Cada empresa tiene diferentes necesidades y muchos negocios requieren que siempre haya trabajadores operativos, ya sean en horarios de atención o no. Por tanto, es más común de lo que aparenta tener que lidiar con situaciones en las que un gestor de turnos de trabajo sería útil.

Con el uso de un software especializado, se pueden asignar turnos a los empleados fácilmente desde la plataforma. Esta planificación puede hacerse semana a semana o a largo plazo. Estos turnos asignados son automáticamente notificados a los empleados. En el caso de modificaciones de turnos de trabajo o solicitudes de reemplazo de otro trabajador, también se pueden automatizar estas notificaciones. Asimismo, las horas planificadas pueden ser monitorizadas en vivo y comparadas con las horas reales trabajadas.

De esta manera, podemos cubrir todas las necesidades que podemos imaginar a la hora de gestionar los turnos de una empresa. Vacaciones, sustituciones, compensaciones, intercambios de horarios, cambios de turno, pactos de convenio y casi cualquier modificación necesaria podrá hacerse desde el software. Incluso gestionar los pagos de planillas y controlar el absentismo de manera eficiente, con lo que administrar los horarios de trabajo de nuestra empresa no es más un dolor de cabeza.

Esta es, sin duda, una de las inversiones en software más importantes que pueden hacerse en empresas medianas y grandes, y lo puedes encontrar en Sesame HR. El alto nivel de eficiencia y resultados que brinda es incomparable con un software de gestión de turnos de trabajo manual y, sin duda, nos ahorrará tiempo y dinero.  

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