¿En qué consiste un sistema de gestión documental y cuáles son sus funciones?

Las empresas, sin importar su rubro o giro de negocio, suelen tener que lidiar con una gran cantidad de información que es necesaria para su operación. Esta información se puede empezar a generar incluso antes del inicio de sus operaciones y va creciendo año tras año. Un sistema de gestión documental es un conjunto de normas, técnicas, prácticas y herramientas tecnológicas utilizado para administrar y almacenar la información de la empresa.

El principal objetivo de un sistema como este es facilitar la carga, el ordenamiento y el acceso a documentos de todo tipo durante el periodo que sea necesario. Puede haber documentos que sean de uso temporal y otros que necesiten permanecer almacenados por más tiempo, como reportes de rendimiento, análisis, métricas y otros indicadores importantes para la constante mejoría de la empresa.

Características y ventajas de la gestión documental

Utilizar un sistema de gestión documental adecuado para nuestra empresa puede ser beneficioso de muchas maneras. Aquí mencionamos algunos de ellos:

1. Garantiza la permanencia de los documentos en propiedad de la empresa a lo largo del tiempo
2. Permite el acceso centralizado y sencillo a estos documentos, incluso de manera remota por parte de los trabajadores de la empresa.
3. Controlar quién puede acceder a ciertos documentos, en qué momento y por cuánto tiempo.
4. Hace posible el almacenamiento de las diferentes versiones que puedan existir de un mismo documento a lo largo del tiempo.
5. Hace posible identificar documentos duplicados, reduciendo espacio de almacenamiento y optimizándolo.
6. Agiliza y permite automatizar tareas administrativas de la empresa
7. Posibilita la indexación de los metadatos de los documentos para su facilitar recuperación en caso de una posible pérdida.

Ventajas en el área de recursos humanos

El área de recursos humanos maneja un banco de datos bastante amplio, ya que centraliza la información relevante de todo el personal de la empresa. Mientras más grande sea esta, mayor será el flujo de datos, por lo que una buena gestión documental en esta área es imprescindible. Al ser los responsables de formalizar las nuevas contrataciones de personal, realizar los pagos de planilla a tiempo, otorgar vacaciones, permisos y licencias a los trabajadores, el manejo de la información debe ser lo más eficaz posible. De esta manera se garantiza que los trabajadores de la empresa tengan cubiertas algunas necesidades básicas para poder así dedicarse a sus labores.

Sesame HR y su gestor documental

Para mantener organizada y segura la información de todos los trabajadores de una empresa, puede que haga falta recurrir a un software de gestión documental. Sesame ofrece este sistema especializado para organizar los documentos del área de recursos humanos. Cuenta con un área denominada “el portal del empleado”, donde se hace muy sencilla la gestión documental de la empresa. Aquí se pueden guardar justificantes de trabajo como documentos de bajas laborales, certificados médicos u otros. Los documentos laborales como los contratos y la documentación personal de cada empleado se almacenan en el programa de gestión de archivos. Por su parte, las nóminas se envían automáticamente a la carpeta de cada empleado al ser cargadas. Los tickets, las notas de gastos de viajes, comidas y otros recibos y facturas de la actividad de los empleados pueden también cargarse en su propio apartado.

Otra herramienta muy útil es la posibilidad de realizar firmas electrónicas simples en los documentos que lo requieran. Es posible firmar al momento de subir un documento o directamente en los documentos que ya están cargados en el sistema de gestión documental. De esta manera, es posible ahorrar tiempo y dinero con el gestor documental de Sesame.

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