¿En qué consiste el registro de asistencia laboral?

Legalmente, en el Perú la jornada laboral no debe exceder las 48 horas semanales. Ahora bien, ¿cómo controlar adecuadamente el tiempo que trabaja un empleado en la empresa? ¿De qué manera se puede tener constancia de las horas extras que deben incluirse en su remuneración?

Es muy sencillo: implementando un apropiado registro de asistencia laboral. Es, en resumen, un sistema de control de asistencia que cada trabajador debe realizar.

¿Por qué es importante?

El registro de asistencia laboral es el sistema por el cual los trabajadores marcan la hora de ingreso y salida todos los días. Por lo tanto, facilita el control del tiempo total que laboró cada empleado, información que será útil para el pago de planillas.

Además, le permite al empleador revisar los reportes de horas extras de manera individual. Un dato que le permite tomar decisiones relacionadas con la eficiencia.

¿Un ejemplo? Digamos que, a partir de los reportes obtenidos, descubrimos que la mayor cantidad de horas extras las generan trabajadores de un área específica de la empresa.

Eso puede significar que se requiere contratar personal adicional en aquella sección, o reformular algún proceso interno. Pero solo sabremos esto si tenemos la información clara y oportuna.

Por otro lado, funciona como una herramienta de control para aquellas veces en las que un trabajador suele retirarse antes de terminar su jornada, o llegar fuera de hora con frecuencia. Una vez más, visibilizar estas desviaciones de los procedimientos hará más sencilla su corrección.

¿Qué dice la ley sobre el registro de asistencia laboral?

En el Perú, el Decreto Supremo 004-2006-TR dice que todo empleador sujeto a la actividad privada debe tener un registro de control de asistencia laboral. ¿Qué quiere decir esto? Que, en caso de recibir una inspección del Ministerio de Trabajo, no contar con uno puede traernos problemas, si somos empleadores.

Es importante anotar una excepción: la normativa vigente dice que ciertos trabajadores están exentos de este tipo de registro. ¿Cuáles son?

• Trabajadores de dirección: son aquellos que ejercen la representación general del empleador frente a terceros u otros trabajadores. Por ejemplo, el gerente general de la empresa.
• Trabajadores no sujetos a fiscalización inmediata: son trabajadores que realizan parcial o totalmente sus tareas fuera del centro de trabajo, sin supervisión directa (aunque acudan ocasionalmente a la empresa, para coordinaciones generales). ¿Un ejemplo? Un vendedor, o un periodista.
• Trabajadores que prestan servicios intermitentes: son aquellos que prestan servicios de manera alternada, con períodos de inactividad. En efecto, son intermitentes. ¿Cómo quiénes? Por ejemplo, un conductor de transporte público que solo algunos días al mes preste sus servicios, sin tener regularidad.

¿Qué características debería tener un registro de asistencia laboral?

Confianza

La primera característica puede resultar algo obvia: tiene que ser un registro confiable. Muchas empresas aún llevan esta información en hojas de cálculo, y aunque puede servir como herramienta, está sujeta a posibles errores de registro.

Imagina que aprietas la tecla equivocada y terminas pagándole mucho menos o más a un trabajador. Además, conlleva el riesgo de perderse ante cualquier eventualidad como un virus en la PC, problemas con el disco duro, pérdida de un USB, etc.

Ante esto, un software de control de asistencia ofrece mejores garantías y la posibilidad de conservar los datos en la nube, incorruptibles.

Utilidad múltiple

Sí, sabemos de su utilidad que es registrar el tiempo de trabajo de cada empleado. Pero, además, es conveniente que nos pueda ofrecer reportes o informes pertinentes para tomar decisiones.

Es posible también que un sistema de registro de asistencia laboral nos brinde la opción de generar alertas para empleados, recordatorios, etc.

Modernidad

Ya quedaron atrás aquellos marcadores en los que se introducía una tarjeta en una ranura y se tiraba de una palanca para registrar la asistencia. Los tiempos nuevos traen sencillez y tecnología a estos sistemas.

El reconocimiento facial, los controles biométricos, las tarjetas digitales y el almacenamiento en la nube son indispensables en una empresa moderna y competitiva.

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