¿Cómo elaborar una planilla de pago correctamente?

Una planilla de pago es un documento electrónico que se elabora en las empresas mensualmente. En este documento se registran los ingresos y pagos, así como los descuentos de ley de los trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, personal en formación o de terceros. La Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT) cuenta con una plataforma virtual llamada “Plame”, que actualmente está en su versión 3.9. Su uso es obligatorio a partir del 2021 para el llenado de la planilla de pago mensual.

Características de una planilla de pago

En una planilla de pago se registran los pagos realizados por la empresa mes a mes. Aquí se deberán incluir pagos por prestaciones de servicios, descuentos a los trabajadores (si los hubiera), días laborados y no laborados y horas extras. Del mismo modo, deben indicarse las retenciones de los impuestos de cuarta o quinta categoría, las aportaciones al seguro social, al seguro de vida, entre otros aportes legales según el caso que corresponda.

Todos estos datos que irán en la planilla de pago deben obtenerse del Registro de Información Laboral (catalogado como T-Registro). Esta plataforma digital de la SUNAT contiene la información laboral de los empleadores, trabajadores, pensionistas, personal en formación, practicantes, prestadores de servicios, personal de terceros y derechohabientes que existen en el país.

¿Cómo llenar una planilla de pago?

En el llenado de la planilla de pago, se deberán considerar datos básicos de los empleados, como los nombres y apellidos completos, el número de documento de identidad, la fecha de ingreso a la empresa, el cargo que ocupa, la remuneración básica

Hay que tener en cuenta que, al llenar una planilla de pago, habrá datos que variarán mes a mes. Por ejemplo, los descuentos por tardanzas, adelantos realizados a los trabajadores o pagos de horas extras y vacaciones. Por lo tanto, su llenado debe hacerse de forma minuciosa y ser realizado siempre por la persona responsable.

Es importante también notar que, para declarar un periodo, hay que hacerlo sobre el mes cerrado. La fecha límite para la presentación de esta declaración puede variar ligeramente mes a mes. Suele ser dentro de los primeros 15 días después del mes sobre el que se debe hacer la declaración. Asimismo, la fecha exacta puede diferir según el dígito en el que termine el RUC de la empresa. Para quienes llevan un récord de buenos contribuyentes, hay incluso un plazo extendido a la fecha límite oficial que les corresponde.

«Plame», la nueva plataforma de la SUNAT

La plataforma de la SUNAT,  “Plame”, cuenta con una opción de sincronización con el T-Registro, la cual debería realizarse por lo menos una vez al mes y siempre antes de proceder con la declaración. Esto es especialmente importante en compañías medianas o grandes, ya que no es raro que de un mes a otro haya ingresado o se haya retirado un nuevo trabajador, o que se hagan contrataciones temporales que podrían afectar la declaración global de ese periodo en particular.

El programa de la Plame debe descargarse de la página web oficial de la SUNAT. En su plataforma se elabora la declaración jurada y luego se envía a través de SUNAT Operaciones en Línea (SOL). Para poder ponerlo en marcha, debes contar con Adobe Air Runtime 2.0 instalado en tu ordenador. En la Plame, se deben asignar manualmente las horas trabajadas por cada empleado, e incluso los minutos.

También, deben añadirse los pagos de la prima y comisión del seguro AFP, el aporte obligatorio del 10% de cada trabajador, tanto como los pagos por cuarta o quinta categoría, si los hubiese. Es importante corroborar que los datos sean correctos y coincidan con la información interna de la empresa. Este envío tiene carácter de declaración jurada una vez que se ingresa en el sistema de la SUNAT.

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