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Cómo hacer el cálculo de vacaciones en Excel

Irmary Diaz

12 de enero, 2023

Antes de que los colaboradores de una empresa puedan disfrutar de un merecido tiempo de descanso. Es necesario evaluar diversos factores en el cálculo de vacaciones.

Según el Decreto Legislativo 713, un trabajador del régimen de la actividad privada tiene derecho a 30 días calendario de vacaciones remuneradas por año de servicio. Siempre y cuando cumpla con las siguientes condiciones:

Contar con una jornada laboral efectiva mínima de 4 horas diarias o 20 horas semanales como promedio.
Tener un año de servicio con la empresa.

Haber cumplido el récord vacacional.

Una vez completadas estas condiciones, el equipo de recursos humanos debe gestionar de manera oportuna el descanso vacacional.

Es por esta razón, que te vamos a mostrar los aspectos a considerar para hacer el cálculo de vacaciones de forma práctica. Listos, empecemos.

Tabla de contenidos

¿Qué parámetros tiene el récord vacacional?

Conforme al artículo 10 del Decreto Legislativo 713, para que un trabajador tenga derecho a vacaciones es necesario evaluar los siguientes parámetros:

Si el trabajador cumple una jornada ordinaria semanal de 6 días, tendrá que haber realizado, por lo menos, 260 días de trabajo efectivo.

Para una jornada ordinaria semanal de 5 días, el empleado tendrá que tener mínimo 210 días de trabajo efectivo.

Si, por el contrario, el colaborador trabaja 3 o 4 días a la semana, podrá tener derecho a vacaciones, cuando sus faltas injustificadas no sean más de 10.

¿En el cálculo de vacaciones qué días se computan?

Para el cálculo de vacaciones,según el Ministerio de Trabajo y Promoción de Empleo, solo se consideran los días de trabajo efectivos.

Por lo tanto, las faltas injustificadas y los días no computables, se restaría del tiempo de servicios a razón de un treintavo por cada uno de estos días.

Sin embargo, existen ciertas excepciones para definir los días computables como son:

Jornada ordinaria mínima de 4 horas.

Jornada cumplida en días de descanso, esto sin importar el número de horas de trabajo.

Horas de sobretiempo, un acumulado de 4 horas o más en un día.

Las inasistencias por enfermedad común, accidentes de trabajo o enfermedad profesional, cuando no supere los 60 días al año.

Descanso pre y postparto.

Lapso vacacional correspondiente al año anterior.

Faltas autorizadas por ley, convenio o por decisión del empleador.

Permiso sindical.

¿Cómo se hace el cálculo de vacaciones?

Al momento de hacer el cálculo de vacaciones de un colaborador, debemos tener a la mano los siguientes datos:

Fecha de ingreso del trabajador: esta marcará la pauta para gestionar cada una de las vacaciones.
Récord vacacional: es el número mínimo de días de trabajo efectivo dentro del año de servicio, conforme a los parámetros ya mencionados.
Remuneración computable: es el pago proporcional al que obtiene un colaborador de continuar trabajando. En esta se incluyen todo monto generado en retribución de los servicios prestados.

Como sabemos por ley, cada trabajador tiene derecho a 30 días de vacaciones por un año completo de servicio. Entonces para el caso de una remuneración por vacaciones completas se tiene:

Remuneración por vacaciones = remuneración computable /12 x 12

Cálculo de vacaciones en Excel

En primer lugar, se debe recopilar toda la información relacionada con el récord vacacional y la remuneración computable por trabajador. Además de la solicitud de vacaciones para llevar un control del proceso.

Después de realizar esta tarea de registro de datos en Excel, lo cual requiere tiempo. Con la hoja de cálculo se podrá contabilizar el número de días efectivos laborales y calcular la remuneración vacacional.

Para ello, el equipo de recursos humanos deberá estar muy atento de no cometer errores en el registro de datos. Además de tener conocimientos medios del manejo de Excel, para crear fórmulas.

Ejemplo de cálculo de vacaciones

Para tener más detalle del cálculo de vacaciones, veamos algunos ejemplos:

Caso 1: vacaciones completas

Alejandra Gutiérrez Ríos ya tiene el récord vacacional previsto y el departamento de recursos humanos debe gestionar el cálculo de la remuneración por vacaciones.

Para este caso se manejan los siguientes datos:

Fecha de ingreso: 16/09/2021

Remuneración básica: S/3,000.00

Asignación familiar: S/102.50

Una vez registrados los datos en Excel de forma manual, se realiza el cálculo de:

Remuneración computable = remuneración básica + asignación familiar

Remuneración por vacaciones = remuneración computable /12 x 12

Caso 2: vacaciones truncas

Se habla de vacaciones truncas, cuando el trabajador de una empresa, ha finalizado su relación laboral. Sin embargo, no ha cumplido un año de servicios.

En este caso, la empresa debe gestionar una remuneración por vacaciones proporcional a los meses y días laborados de forma efectiva. Por ejemplo:

Luis Quispe Rodríguez culminó su relación laboral el 16/09/2022. Ahora el equipo de recursos humanos debe gestionar la remuneración por vacaciones truncas.

Para ello se tiene lo siguiente:

Fecha de ingreso: 17/03/2022
Fecha de cese: 16/09/2022
Remuneración básica: S/2,800.00
Asignación familiar: S/102.50
Faltas: 1 día

Después de registrar los datos se formula lo siguiente:

Cantidad de meses y días laborados: se utiliza la función de Excel “sifecha” para este cálculo.
Tiempo de servicio efectivo: a la cantidad de meses y días laborados se le resta las faltas del trabajador.
Remuneración computable = remuneración básica + asignación familiar.
Monto por meses laborados = (remuneración computable/12) * cantidad de meses laborados
Monto por días laborados= (remuneración computable/360) * cantidad de días laborados
Remuneración por vacaciones truncas= monto por meses laborados + monto por días laborados.

El cálculo de vacaciones en Excel requiere invertir tiempo y esfuerzo, más si se tiene una planilla extensa. Sin embargo, hoy en día existen herramientas digitales que facilitan las cosas.

Una de ellas es el gestor de vacaciones de Sesame HR, el cual va a permitir reducir los errores y tareas manuales.Además de brindar una base de datos completa para gestionar de forma automática y sencilla: