Boleta de pago: ventajas de digitalizar este proceso

Una boleta de pago electrónica es un documento digital que garantiza el cumplimiento de la prestación de una relación laboral.

Es decir, esta permite a la empresa confirmar que el trabajador ha recibido una remuneración económica por su trabajo realizado.

En caso de no haberla recibido oportunamente, el trabajador se encuentra en el derecho de solicitarla a su empleador. Si el trabajador perdiera su boleta de pago, también es válida la solicitud de una copia.

La boleta debe entregarse, como muy tarde, al tercer día hábil después de la fecha de pago.

Este documento es relevante tanto para la contabilidad de la empresa, como para las finanzas personales del empleado. Su emisión y entrega debe considerarse de manera obligatoria en las empresas formales.

¿Qué información debe contener una boleta de pago electrónica?

Los datos completos del trabajador y del empleador son fundamentales. Se empieza indicando la fecha de la boleta de pago, señalando el mes al que corresponde la remuneración.

Entre los datos del empleado deben estar la Razón Social, el número de RUC y el domicilio fiscal. Sin olvidar nombre, apellidos y número de DNI.

Asimismo, se debe añadir el monto bruto de la remuneración correspondiente a dicho periodo. A este se le descuentan las aportaciones a la AFP, SNP y Seguro de Salud, entre otros.

Se deben realizar también los descuentos o bonos correspondientes relativos a la SUNAT.

Recordar que están los del primer periodo, seguidos de los descuentos de segunda, cuarta o quinta categoría, relativos a la SUNAT.

La cantidad de días y horas trabajadas deben figurar también en la boleta de pago. Indicando también la cantidad de horas extras, si fuera el caso.

Otros datos que deben figurar son la fecha de ingreso a la empresa y la fecha en la que el trabajador gozará de sus vacaciones.

Las comisiones de la AFP y los pagos de gratificación también se deben encontrar registrados en la boleta de pago. Además, es importante tener en cuenta que la boleta de pago debe ser firmada por el empleador.

Ventajas de la digitalización

Son muchas las ventajas que ofrece la digitalización de las boletas de pago para las empresas.

Ahorra espacio de almacenamiento

En comparación a sus equivalentes físicos. Y, al momento de tener que realizar búsquedas del archivo, el proceso también se hace mucho más sencillo. Por tanto, el tiempo que se ahorra es notorio.

Disminuye los errores de digitación manual

Esto permite solucionar el problema de tener que anular boletas de pago para generar nuevas versiones de esta.

Datos asegurados

Los documentos emitidos bajo modalidad electrónica deben contar con un certificado digital. ¿Para qué? Para poder validar quién es el emisor y el receptor de la boleta de pago.

Almacenar los documentos digitalmente

Los archivos se guardan en medios digitales y se pueden hacer copias de seguridad, garantizando la perpetuidad de las misma. Este hecho reduce la pérdida de información.

Las ventajas mencionadas anteriormente están relacionadas a aspectos prácticos de las boletas de pago.

Mejoran el control tributario

La emisión de estos documentos electrónicos se encuentra regulada por la SUNAT. Por tanto, es más sencillo tener un adecuado manejo de nuestras obligaciones tributarias.

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