Gestión de tareas: ¿cómo hacerla con un programa especializado?

Sin duda, para llevar un proyecto de manera exitosa es necesario tener una gestión de tareas eficiente. Dicho proceso involucra la organización y coordinación de labores de principio a fin.

Con la finalidad de tomar decisiones oportunas en tiempo real y adoptar cambios apropiados. Los cuales permitan completar con éxito cada una de las etapas de un proyecto.

De hecho, ante un campo empresarial en constante transformación, el uso de la tecnología se ha convertido en una pieza clave. Esto a la hora de disponer de información, recursos y soluciones.

Pero, ¿cómo usar la tecnología y obtener un valor agregado en la planificación de proyectos?

Asi pues, te vamos a mostrar que implica la gestión de tareas con un programa especializado ¿Estás listo?, empecemos.

¿En qué consiste la gestión de tareas?

Este proceso implica organizar, asignar y monitorear tareas a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Con el fin de comprender y evaluar cada una de las etapas de principio a fin.

Además, la gestión de tareas ayuda a definir objetivos y controlar las fechas límite de entrega. Es decir, que este proceso permite impulsar 2 aspectos esenciales:

• La definición clara de objetivos a conseguir.
• El establecimiento de un sistema de medición de resultados.

En otras palabras, se trata de verificar el cumplimiento efectivo de las tareas, costos asociados y estrategias aplicadas. Durante un lapso de tiempo determinado.

De hecho, un estudio de la ESAN relacionado con la gestión de proyectos determinó que:

“El 65 % de las empresas peruanas no cumplieron las tareas planificadas según el tiempo y recursos asignados”. Porque no contaban con las herramientas necesarias para llevar un control eficiente.

ESAN

¿Por qué es relevante el uso de la tecnología?

En la gestión de tareas, el uso de un programa especializado permite llevar el control adecuado y eficaz de 3 elementos:

• Rendimiento del equipo de trabajo.
• Tiempo.
• Recursos asociados.

Además, ayuda a tomar acciones y presentar estrategias que impulsen el desarrollo exitoso de un proyecto. Por lo tanto, se brinda una respuesta oportuna ante los cambios o imprevistos.

Es decir, que con el empleo de la tecnología se optimiza al máximo la relación tiempo y esfuerzo. Así como la comunicación y colaboración del equipo de trabajo.

¡Integración total de cada una de las partes y etapas de un proyecto!

Tendencias en la administración de tareas

Asimismo, cualquier empresa que busca cumplir sus objetivos debe enfrentarse a un mundo más globalizado y competitivo ¡Retos y transformación constante!

Para lograr esto, es necesario contar con estrategias y herramientas que permitan optimizar el rendimiento. Entre las últimas tendencias de la administración de tareas se tiene:

Enfoque ágil para la gestión de tareas

Esta estrategia se enfoca en la división de un proyecto de gran alcance en una serie de tareas. Las cuales pueden ser cubiertas y completadas en un lapso de tiempo corto.

Para ello, se trazan 4 criterios básicos para la administración de tareas efectiva:

•  Planificación progresiva.
•  Colaboración e integración de un equipo de trabajo multifuncional.
•  Respuesta al cambio flexible y oportuna
•  Comunicación directa entre empleados, clientes y demás interesados.

Incorporación de herramientas digitales

Hoy por hoy, el uso de herramientas digitales permite llevar una gestión de tareas oportuna y eficaz.  Lo cual se basa en 3 aspectos clave:

• La distribución y asignación de tareas automatizadas.
• El monitoreo de los resultados y cambios que puedan surgir en tiempo real.
• Un canal de comunicación efectiva y continuo entre los colaboradores. 

Big data en la gestión de tareas

Una administración de tareas adecuada requiere la recopilación y análisis de gran volumen de información.

En este caso, la big data proporciona un punto central de referencia. Ya que permite el almacenamiento y procesamiento de una gran cantidad de datos. Los cuales son esenciales para la toma de decisiones y evaluación del flujo de trabajo de manera continua.

Cómo hacer la gestión de tareas con un software

Con un software de gestión como Sesame HR, podrás llevar la task management, digital y práctica, de la siguiente manera:

Planificación y asignación de tareas

Bajo un entorno digital tendrás la opción de planificar y asignar tareas a los colaboradores. Además de designar el tiempo de duración de forma sencilla y automática.

De hecho, Sesame HR permite compilar las tareas de 3 maneras distintas:

• Activas: se trata de las tareas que se encuentran en ejecución dado un lapso de tiempo determinado.
• Tareas por colaborador: con esta opción podrás agrupar las tareas por cada trabajador asignado.
• Tareas por proyectos: permite analizar la lista de tareas asignadas por cada proyecto abierto.

¡Una organización clara y efectiva de las tareas en función de las necesidades y recursos de la empresa!

Monitoreo en tiempo real

Un software multifuncional permite monitorear en tiempo real, los avances de las tareas asignadas.

En otras palabras, podrás evaluar el rendimiento de los colaboradores y los tiempos de entrega ¡Registro y monitoreo digital efectivo!

Lo cual facilita la toma de decisiones y aplicación de medidas de acción que impulsen el logro de objetivos.

Categorización de tareas

Sesame HR, brinda la opción de clasificar las tareas con etiquetas con la finalidad de optimizar la planificación. 

De hecho, las etiquetas permiten agregar un elemento visual de identificación a las tareas, según su prioridad o estado. ¡Una forma más práctica de llevar la gestión de tareas!

Control móvil

A través de una aplicación móvil, este software multifuncional, permite tener un control continuo del avance de las tareas.

Es decir, sin importar dónde te encuentres tendrás la alternativa de evaluar los progresos y resultados de manera sencilla. Todo al alcance de un clic.  

¡Control digital, eficaz y oportuno para administrar las tareas!

Creación de informes

Esta función permite crear reportes con datos clave sobre el avance de las tareas y rendimiento de los colaboradores.

Además, ayuda a formular informes que ayuden a valorar rentabilidad de un proyecto, tomando en cuenta:

•  Tareas.
•  Colaboradores.
•  Costos.
•  Clientes.
•  Horas computadas.

Si buscas llevar una gestión de tareas oportuna, digital y funcional. No dejes de ver todas las funciones que trae Sesame HR.

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