Reserva de salas online: cómo escoger un buen sistema

En una empresa, la sala donde se pueden hacer reuniones o actividades en equipo, representa un espacio físico de gran importancia. Es por ello, que llevar una adecuada reserva de salas online se convierte en un factor clave.

Donde la digitalización y valoración de disponibilidad, marquen la pauta de una gestión de espacios efectiva. Para entender mejor esto, veamos el siguiente caso:

La empresa TZW SAC, solicita a cada departamento presentar un informe mensual. Para ello, los equipos de trabajo se deben reunir y evaluar el progreso de sus actividades.

Motivo por el cual, los equipos del área de administración y logística decidieron realizar una reunión en la sala general. Esto por ser una de las áreas más grande de la empresa. 

Sin embargo, ambos equipos coinciden el mismo día y a la misma hora en la sala general. Lo cual desató el caos, ya que los 2 equipos de trabajo deben reunirse para elaborar sus informes mensuales.

Este conflicto se generó porque ninguno de los 2 equipos, realizó una reserva de sala general. Lo cual, sin duda, hubiese ayudado a evaluar la disponibilidad y horarios de uso.

Entonces, para evitar ello, te vamos a mostrar 7 aspectos básicos que debe tener un software para la reserva de salas online.

¿Estás listo para analizar el proceso de reserva de salas?, empecemos.

Registro automático

Sin importar donde estés, con un sistema de reserva de salas lograrás evaluar el uso de los espacios de la empresa de manera fácil y rápida.

Además de llevar un registro digital del uso de los espacios físicos de la organización. No habrá más conflictos por el uso de las salas u oficinas de la empresa.

Es decir, que a través de cualquier dispositivo electrónico podrás reservar una sala, solo con un clic.

¡Optimización de los espacios al máximo nivel y planificación efectiva!

Monitoreo en tiempo real para reserva de salas online

Un software de gestión de espacios debe ser capaz de brindar la opción de monitorear en tiempo real la disponibilidad de las salas.

De este modo, se evitarán solapamientos y conflictos internos por el uso de los espacios en la organización.

Todos los miembros del equipo de trabajo, sabrán que salas están disponibles y cuáles no. Adiós a los contratiempos por el uso de las oficinas de la empresa.

¡Control automático para lograr una gestión práctica de los espacios!

Sincronización de reserva de salas online

Para llevar un registro ordenado de actividades, el sistema de reservas de salas debe permitir la sincronización por fechas. 

De esta forma, al momento de hacer una reserva, tendrás toda la información en tu calendario.

Como todo sabemos, Google hoy en día es una de más herramientas digitales más utilizadas, tanto en lo laboral como en la vida cotidiana.

Por ello, la sincronización de la reserva de salas online con Google Calendar se vuelve algo esencial. La era digital llegó para ser parte de nuestras actividades.

Soporte de información

Una buena planificación de actividades relacionadas con grupos de trabajo, requiere de un software de gestión de espacios capaz de brindar soporte de información.

Es decir, que el sistema permita registrar y guardar todos los detalles de la reunión o actividad que se llevaran a cabo. Por ejemplo:

• Horario de uso de la sala.
• Usuario que reserva la sala.
• Número de participantes de la reunión.
• Estado de la reunión o actividad (inicio, fin o extensión).
• Comentarios adicionales.

Un registro completo del proceso de reserva de salas, para mayor control y seguimiento.

Comprobación de reserva

Sin duda, el tiempo es uno de los recursos más valiosos en la gestión de actividades y por ello se debe aprovechar al máximo.

Es por esta razón, que un sistema de reserva de salas debe permitir comprobar de manera fácil qué usuario está reservando la sala y el horario de ocupación.

De esta forma, los equipos de trabajo podrán optimizar el tiempo y verificar las reservas organizadas por días.  

¡Organización y evaluación de actividades de manera rápida y fácil!

Modificación de reserva de salas online

Hoy en día el ritmo de trabajo es muy cambiante, de modo que un software de gestión de espacios debe brindar flexibilidad.

Es decir, que sea posible modificar o cancelar una reserva de salas online en cualquier momento, sin mayores inconvenientes.

De este modo, los espacios de la empresa son aprovechados al máximo y la gestión de actividades no se ve afectada.

Un sistema de reserva de salas, debe adaptarse a las necesidades del equipo de trabajo y a la organización.

¡Aprovechar al máximo tanto el tiempo como los recursos de la empresa para la ejecución productiva de los procesos!

Centralización de reserva de salas online

La mejor forma de gestionar los espacios de una empresa es centralizar el proceso de reserva de salas.

Esto va a permitir, que todos los miembros de la empresa conozcan de manera automática la disponibilidad de los espacios.

Además, será posible verificar el registro de uso de las salas de forma rápida y digital.

Según la Agencia de Noticias Peruana Andina, para este 2022 el 73 % de las empresas del país va a utilizar el modelo de trabajo híbrido (presencial – remoto).  

Lo que demuestra que una gestión digital y efectiva de los espacios, se vuelve fundamental en el día a día de una empresa.

Por ello, un programa de recursos humanos como Sesame HR, te brinda estos 7 aspectos clavespara la funcionalidad de reservas de salas online y mucho más.

No solo podrás gestionar los procesos del talento humano de manera digital y ágil, sino también los espacios de la organización.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre optimización de procesos del talento humano y los espacios de una empresa, continúa con Sesame HR.

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