Reporte de incidencias: cómo elaborarlo en 7 pasos

¿Necesitas informar de manera práctica sucesos que pueden afectar el desempeño laboral dentro de la empresa? Pues, un reporte de incidencias es una herramienta muy útil para ello.

Ante todo, este tipo de informe laboral representa un insumo para la toma de decisiones en la organización. Con objeto de llevar un control de los procesos y brindar soluciones.

Por lo tanto, un registro adecuado de incidencias va a permitir evaluar la situación real de la empresa, tomando en cuenta 3 elementos:

• Identificación de los sucesos.
• Causas y consecuencias presentadas.
• Estrategias y acciones correctivas a desarrollar.

Entonces, para llevar una gestión efectiva que permita contar un ambiente laboral seguro y productivo. Te vamos a mostrar todo lo que debes saber sobre un reporte de incidencias.

¿Qué es un reporte?

Es un documento que permite transmitir información de un evento específico. También tiene como objetivo promover cambios o solventar problemáticas presentes.

En otras palabras, es un reporte donde la información recopilada se plantea con un orden lógico, de manera que pueda detallar aspectos relevantes. Todo esto con base a un análisis de datos previo.  

Con respecto a su estructura, un reporte suele incluir:

• Descripción del evento.
• Gráficas.
• Tablas y diagramas.

¿Cómo se define un reporte de incidencias en la empresa?

Un reporte de incidencias, es un informe laboral que tiene como propósito describir los hechos que afectan a una organización.

En este caso, cuando se habla de incidencia se refiere a cualquier suceso que tenga una influencia negativa sobre una empresa, lo que incluye:

1. El personal.
2. Servicios o productos que brinda la organización.
3. Entorno operativo o laboral.
4. Clientes o proveedores.

Por otro lado, una organización en rasgos generales puede presentar 2 tipos de incidencias:

• Incidencias externas: son aquellos eventos relacionados con los clientes o proveedores.

Los cuales pueden estar involucrados con la calidad de los productos o servicios, así como con el grado de satisfacción de los clientes.

• Incidencias internas: son sucesos relacionados con los empleados que afectan de forma directa al equipo de trabajo y a la organización.

Por ejemplo, la enfermedad de algún miembro del equipo, sería una incidencia interna imprevista. Mientras que la salida por vacaciones se califica como evento previsto.

¿Qué son indicadores de recursos humanos?

Los indicadores de recursos humanos son métricas que permiten evaluar el desempeño de una empresa conforme a sus metas y objetivos. Tomando como enfoque los procesos del talento humano.

Por lo tanto, en un reporte de incidencias, la aplicación de indicadores de gestión de recursos humanos representa un elemento vital de valoración.

Entonces, estos indicadores son una gran alternativa para tener una valoración en tiempo real y de forma automática, es el uso de la tecnología a favor de la empresa ¡Se agiliza la toma de decisiones al máximo!

Es por este motivo, que Sesame HR cuenta con la funcionalidad informes. Que a través de métricas permitirá recopilar y procesar datos clave del talento humano.

De esta manera, tendrás información relevante como:

• Registros diarios de los colaboradores.
• Total de horas, con saldo positivo y negativo.
• Resumen de vacaciones y ausencias.

¡Al alcance de un clic!

Reporte de incidencias: ejemplos

En el área laboral, es muy probable que ocurran sucesos que afecten a los trabajadores o el desarrollo de las actividades. Los cuales deben ser informados de manera oportuna.

Entonces, para entender mejor la aplicación de un reporte de incidencias, veamos un ejemplo:

• Empresa: Soluciones generales AFD
• Fecha de la incidencia: 19/09/2022
• Involucrados: José Miguel Rodríguez Quispe / operador
• Incidencia: caída al mismo nivel
• Descripción:

El día 19/01/2023 a las 2:00 pm, durante su jornada de trabajo, José Miguel Rodríguez Quispe, sufrió una caída al mismo nivel en el área de almacén. 

El trabajador tropezó con una de las cajas que se encontraba en el pasillo b-1, presentando en este caso lesiones en la pierna derecha.

• Conclusión: se ha generado una caída del mismo nivel, provocando lesiones físicas a un trabajador.
• Acciones tomadas:
  • Brindar primeros auxilios al trabajador afectado.
  • Activar el seguro para atención médica.
  • Monitoreo de las condiciones del almacén y la señalización requerida.

¿Cómo hacer un reporte de incidencias?

Primero que nada, para elaborar un reporte de incidencia efectivo considera estos 7 pasos:

Llevar un registro de las incidencias

Se trata de manejar un formato, donde se describa con claridad el suceso que se presenta. Es decir, se debe contar con datos clave como:

• Fecha y hora de la incidencia.
• Involucrados.
• Lugar del suceso.
• Descripción de la incidencia.  

Contar con documentos soporte

Para tener una visión completa de la incidencia es necesario contar con todos los documentos que permitan validar la descripción de los hechos. Por ejemplo:

• Lista de asistencia laboral.
• Registro de horas de los empleados.
• Procedimientos de trabajo seguro.

Gracias a este paso, se asegura que toda la información de la incidencia este al alcance de todos para revisión.

Identificar el tipo de incidencia y las causas

En este paso se debe evaluar qué tipo de incidencia se ha generado y las causas de su ocurrencia. Considerando su gravedad y a quienes afecta.

De modo que la organización pueda establecer acciones correctivas o de mejora de forma oportuna.

Definir acciones correctivas o de mejora

Una vez identificado el tipo de incidencias, las causas y las consecuencias generadas. Por lo tanto, es necesario definir qué medidas se van a tomar para mejorar las condiciones de trabajo.

Elaborar un reporte general

En este caso, hablamos de una recopilación de todas las incidencias generadas durante una frecuencia de tiempo definida.

Para estos informes laborales la frecuencia se puede manejar por semana, mes y año. Con objeto de evaluar la efectividad de las medidas correctivas.

Manejar métricas y gráficos

Los indicadores de recursos humanos y gráficos son herramientas que permiten evaluar con mayor facilidad el reporte general.

Según un estudio de la USMP existe una relación de 38.2% entre la gestión adecuada de recursos humanos y el desempeño laboral efectivo.

Gracias a esto, se evidencia la importancia de utilizar las métricas para analizar los procesos del talento humano.

Solicitar la revisión y aprobación del reporte de incidencias

Con la revisión y aprobación del reporte por parte de la línea gerencial, se deja claro que la empresa está al tanto de los sucesos.

Además de las acciones correctivas tomadas con el objetivo de mejorar el ambiente de trabajo y las condiciones de los colaboradores. 

Entonces, ¿quieres reportar de manera práctica y automática las incidencias de la empresa? No dejes de revisar las funcionalidades de Sesame HR.

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