Software de recursos humanos: concepto y ventajas

Un software de recursos humanos es un programa cuyas funcionalidades están orientadas a mejorar todos los procesos relacionados al capital humano ¿y cuáles son estas tareas?

En una era digital y un mercado cada día más globalizado, ha hecho que las empresas deban transformar su visión de operativa a estratégica. Donde la gestión del capital humano a través de software de recursos humanos, representan un elemento de mejora continua.

Pero, quizás, muchos piensen que el área de recursos humanos, solo es la encargada de los procesos de reclutamiento y pago de planilla. En efecto, esto es parte de sus actividades, pero su función hoy en día va más allá.

Esta área es responsable de seleccionar, formar, evaluar, y motivar el capital más importante de una empresa, el talento humano. Todo esto con el fin de contribuir en el alcance de objetivos y metas de la empresa.

De tal manera que su enfoque debe ser el desarrollo de políticas que permitan potenciar el talento humano. En vez de solo dedicarse al cumplimiento de tareas rutinarias.

Entonces, ¿buscas tener una gestión de personal que se adapte a una visión estratégica y a la transformación digital actual?

Características de un software de recursos humanos

Para poder ayudar al departamento de gestión de personal en sus tareas diarias, un software de recursos humanos debe tener ciertas características esenciales.

Gestión de personal

Esta es la principal herramienta de todo sistema de recursos humanos. Con ella, nos podemos valer para la planificación, contratación, gestión y análisis del capital humano de la empresa.

Además, permitirá a la empresa planificar la fuerza laboral necesaria según la carga de trabajo que tenga a lo largo del año.

Alojamiento en la nube

Al día de hoy, es impensable confiar únicamente en el alojamiento de datos a nivel local. Es necesario contar con una o más copias de seguridad para poder salvaguardar toda la información relevante de la empresa.

Esto, además, hace accesible la información en cualquier momento y desde cualquier parte, sin la necesidad de estar conectado a una intranet local.

Control de turnos de trabajo

Otro aspecto importantísimo de la gestión de recursos humanos es el control de asistencia. Así, un sistema que permita registrar fácilmente los ingresos y salidas del personal, se hace indispensable.

Del mismo modo, un software de recursos humanos permite llevar la contabilidad de las horas extras, las tardanzas, las licencias otorgadas y los períodos vacacionales.

Todo esto va relacionado directamente con el pago de la planilla mensual, por lo que un control adecuado de los turnos de trabajo será beneficioso tanto para la empresa como para el empleado.

Diseño centrado en el usuario

Como es lógico, un software de recursos humanos al que la empresa tenga que adaptar sus necesidades, sería contra producente. Por eso, uno de los factores más importantes es que el sistema esté diseñado teniendo en cuenta las necesidades de las empresas.

Además, es importante que sus funcionalidades se adapten a las demandas de la compañía, según estas vayan evolucionando en el tiempo.

Por ello, muchas empresas de software de recursos humanos ofrecen planes escalables según el tamaño de la empresa. Este diseño hecho a medida es, sin duda, de los más importantes al momento de decidirse por un software en particular.

Notificaciones automáticas

Es importante hacer llegar la información y las noticias relevantes al personal interesado. Esta tarea puede demandar mucho tiempo, sobre todo en organizaciones medianas o grandes.

En estos casos, incluso las bases de datos de empleados pueden llegar a ser ineficientes. Por ejemplo, para enviar alertas específicas a los trabajadores o actualizaciones de políticas de confidencialidad.

Autonomía del empleado

Esta característica es una de las que ahorra más tiempo el equipo de gestión de recursos humanos. Por ejemplo, cada empleado puede tener habilitada la opción de ver, editar y gestionar sus datos personales.

Con ello, el tiempo empleado en esta tarea se reduce de manera considerada. Así también se evita una cadena de comunicaciones innecesaria.

Generación de informes y reportes

Otra funcionalidad importante de un sistema de recursos humanos es la de permitir a los usuarios generar informes y reportes de todo tipo en torno a las actividades de los trabajadores.

Así, en una sola interfaz, se podrá tener una visión completa de la fuerza de trabajo y las operaciones de la organización.

Ventajas de contar con un software de recursos humanos

Incrementa la productividad laboral

Con un software de recursos humanos, el equipo de trabajo puede optimizar los procesos. Es decir, las tareas rutinarias como registro de asistencia, nóminas, vacaciones, entre otras se gestionarán de manera automática.

De modo que se ahorra tiempo y el equipo de trabajo se puede enfocar en el desarrollo de estrategias que permitan elevar el potencial del capital humano.

Atrás quedaron los expedientes manuales y las largas jornadas para su revisión.

Según un análisis de la Universidad César Vallejo, existe una alta relación entre la gestión de personal y la productividad de los trabajadores. Mostrando un factor de correlación de 0,827.

Promueve el desarrollo del capital humano

Una gestión de talento humano optimizada va a permitir impulsar el crecimiento profesional de todo el equipo. Si el área de recursos humanos lleva sus procesos de manera organizada y puede evaluar su gestión en tiempo real.

Esto va a permitir tomar las medidas que sean necesarias para potenciar el desarrollo y rendimiento del talento humano. Un software de recursos humanos reduce la carga administrativa y ayuda a transformar la capacidad de acción del equipo.

Invertir en herramientas que faciliten la gestión de talento humano es promover el crecimiento de la empresa.

Reduce los tiempos de respuesta en la gestión de personal

Supongamos que una empresa se ha ganado un contrato de servicios y requiere el ingreso de nuevo personal.  Muchas veces esto se convierte en una tarea compleja para el área de recursos humanos.

Debido a que conseguir el candidato ideal para un puesto de trabajo, requiere tiempo y la evaluación de mucha información. Sin embargo, con un programa de recursos humanos, se lleva a cabo el reclutamiento de personal de manera ordenada y rápida.

Por lo tanto, se mejora los tiempos de respuesta del equipo de trabajo y se aumenta la efectividad en los procesos.

Aumenta los niveles de comunicación interna

Un estudio de la Universidad de Lima sostiene como problemática en las empresas la escasa comunicación. Esto se evidencia en una empresa logística, donde 49.5% del total de trabajadores tiene poca interacción con los medios de comunicación interna.  

Bajo esta perspectiva, un software de recursos humanos facilita el contacto entre el resto de trabajadores y el equipo de talento humano. Lo cual mejora la comunicación interna y permite gestionar los procesos de manera fácil y rápida.

Sin duda, tener una comunicación efectiva es vital dentro de una empresa. Esta es la ventana para las oportunidades.

Eleva el manejo de datos confiables y seguros

Contar con un programa de recursos humanos permite manejar datos confiables de forma ordenada y en tiempo real. Por consiguiente, se facilita la gestión de información y la toma de decisiones.

En otras palabras, los datos reflejan la realidad de la empresa. Por ello, un análisis de esta información refuerza la toma decisiones, brindado un mayor nivel de seguridad.

Entonces, el manejo de datos confiables es el soporte para presentar soluciones oportunas a los problemas de la empresa.

Reduce los errores en la gestión de personal  

En el área de recursos humanos maneja mucha información y si esta se gestiona de forma manual. No hay duda, los errores humanos van a estar a la orden del día.  

En este sentido, si contamos con un software de recursos humanos, estas tareas manuales y repetitivas se pueden hacer de forma sencilla y automática. Lo que genera un aumento en la eficiencia del equipo de trabajo.

Menor cantidad de errores en las tareas rutinarias. Le brindará al equipo de trabajo mayores oportunidades de mejorar la eficiencia en la gestión de los procesos.

Centraliza las tareas

Con la información centralizada y ordenada podrás llevar una gestión efectiva en todo momento. Será mucho más fácil crear y analizar informes, que permitan evaluar cualquier tipo de tarea relacionada con la gestión del talento humano.

Imagínate tener toda la información que necesitas para realizar las tareas en un mismo lugar. Por ejemplo: incorporar personal, hacer encuestas, planillas de pago, entre otros.

Con un software de administración de recursos humanos, tendrás todo al alcance de tus manos. No más tiempo perdido buscando archivos, registros y documentos físicos para la gestión de tareas.

Importancia de digitalizar los procesos de recursos humanos

Lo mejor de todo al adoptar el uso de un software especializado es que puede significar un ahorro considerable para la empresa.

Al hacer un uso más eficiente del tiempo, se necesitará menos personas para llevar el control del capital humano.

De esta manera, al llevar muchos de los procesos convencionales al plano digital, se ahorra tiempo en desplazamientos, reserva de citas o atender al personal uno a uno en un espacio físico.

Así tanto los trabajadores como el departamento de gestión de recursos humanos pueden ahorrar tiempo.

Sesame HR: un software de recursos humanos integrado

¡Sesame HR te brinda todas estas ventajas que te acabamos de describir y mucho más! Podrás gestionar el capital humano de manera sencilla, rápida y automática. Lleva tus procesos de recursos humanos al próximo nivel.  

Apuesta por la transformación digital, esta será una estrategia exitosa para buscar la sostenibilidad y el crecimiento de una empresa. Un software de recursos humanos te ayudará a mejorar de forma continua.

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