Gestor de proyectos: Características y funciones

Hoy en día, es difícil imaginar la vida diaria de un trabajador sin el uso de un gestor de proyectos digital. Ya sea de manera independiente o empleadas por alguna empresa, las personas en actividad laboral suelen tener proyectos en marcha. Sean pequeños, medianos o grandes, es común gestionarlos a través de una o más aplicaciones o plataformas que facilitan el trabajo diario y optimizan su avance. Definitivamente, los medios físicos, como el papel y lápiz, han pasado a un segundo plano en la mayoría de casos.

Un gestor de proyectos digital es un software especializado diseñado para facilitar las tareas cotidianas de ideación, maquetación, planificación y  coordinación de un proyecto. Sus interfaces suelen ser bastante intuitivas, para que puedan ser usados sin la necesidad de tener un conocimiento muy avanzado de tecnología. Por ello, a nivel visual, optan por tener un diseño sencillo y atractivo. Además de ofrecer diferentes herramientas que ayuden a la gestión a corto y largo plazo de proyectos, es muy importante que tengan canales de comunicación integrados.

Esto facilita el trabajo colaborativo en equipos pequeños, medianos y grandes, haciendo que el trabajo a distancia sea sencillo y hasta ameno. Aunque puedan usarse aún como medios de soporte o respaldo, no hay duda de que la gestión de proyectos llevada digitalmente puede ser mucho más beneficiosa. En este artículo te explicamos por qué.

Beneficios de la digitalización

Trabajar con un gestor de proyectos digital puede traer numerosos beneficios para que optimicemos el avance de nuestro proyecto al máximo. Aquí listamos unos cuantos.

Inmediatez

Definitivamente, por más previsiones y planificación que hagamos, siempre habrá cambios. El mundo de los negocios hoy en día es tan dinámico, que en solo horas o minutos pueden modificarse acuerdos, cifras, datos o variables que afecten nuestro proyecto. Por ello, la actualización inmediata de datos es uno de los principales puntos a favor de un gestor de proyectos digital. Sobre todo cuando se trabaja en equipo, se agradece tener una actualización en tiempo de real de lo que está sucediendo con nuestro proyecto. Así, podremos seguir con nuestras labores pendientes trabajando sobre la nueva información de manera eficaz.

Seguridad

Una de las preocupaciones que ha habido en las empresas desde siempre es el cuidado de sus datos privados. Almacenar y transportar esta información únicamente en soportes físicos es riesgoso, no solo porque podría caer fácilmente en manos equivocadas, sino porque podría perderse para siempre. Incluso gestionar un proyecto con un software que almacene los datos únicamente de manera local puede ser riesgoso. Un buen gestor de proyectos digital debería ofrecer un respaldo de seguridad en la nube de toda la información almacenada. Con esto, estaríamos garantizando la preservación de datos y archivos en casos de desperfectos de una computadora o la pérdida de acceso de un usuario. De esta manera, toda la información y el progreso de nuestro proyecto estará salvaguardado.

Automatización

Un apartado en el que un gestor de proyectos digital destaca es la automatización de procesos. Algunas de las herramientas de automatización que pueden ofrecer son las de enviar notificaciones a los miembros del equipo. Puede seleccionarse a todos los miembros, a quienes trabajen en un área específica o seleccionar a algunos de manera individual. También pueden activarse recordatorios para reuniones programadas o para tareas pendientes que estén cerca de su fecha de vencimiento. Esto ayuda a mantenerse al día y evitar retrasos, a la par que ahorra tiempo y espacio, ya que evita tener que enviar un correo electrónico o llamar a cada persona.

Conclusiones

En conclusión, un gestor de proyectos digital puede ser un gran aliado para optimizar nuestro trabajo. Sus herramientas permiten gestionar un proyecto de manera eficaz, reduciendo tiempos y facilitando la comunicación e interacción entre el equipo. De esta manera, por más grande que sea el proyecto, es posible sacarlo adelante sin pasarnos de las fechas de entrega y es factible incluso el trabajo a distancia.

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